Debutta Office 2016, per una nuova concezione della produttività

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Lavorare oggi significa collaborare e condividere informazioni, superando il contesto dell’ufficio tradizionale e con dispositivi diversi. E anche la suite di produttività per eccellenza si adegua, per cercare di semplificarci la vita.

Si è sempre detto che l’informatica cambia il modo di lavorare, ma quando si tratta di produttività personale e in ufficio probabilmente anche i più tecno-ottimisti non immaginavano un contesto come quello che viviamo oggi, in cui ci sono più smartphone e tablet che persone, in cui la connettività ce la aspettiamo sempre e dovunque e in cui il problema non è trovare le informazioni ma evitare di esserne travolti. È un contesto che sta cambiando addirittura il nostro modo di pensare (ad esempio non c’è più necessità di conservare informazioni, quindi siamo più portati a dimenticarle), è inevitabile che cambi anche il nostro modo di lavorare.

E cambia di conseguenza anche la suite che accompagna una buona fetta della popolazione mondiale lavorativa: Microsoft Office 2016, che ha debuttato ufficialmente oggi, assorbe queste evoluzioni e si rafforza nella parte di collaborazione e nel rendere più semplice l’operatività quotidiana dandoci più tempo per gestire le informazioni e trasformarle in azioni efficaci.

Paola Cavallero, Direttore Marketing & Operations di Microsoft Italia
Paola Cavallero, Direttore Marketing & Operations di Microsoft Italia

Molte delle novità di Office 2016 sono legate al fatto che il concetto stesso di luogo di lavoro è cambiato. Office e in fondo anche Microsoft sono nati in un’epoca in cui la produttività del singolo era legata a un personal computer su una scrivania, ora la “nuova Microsoft” si muove in un mondo in cui la produttività è collaborativa e il confine tra lavoro e vita privata è sempre meno netto e nascono nuovi modelli di organizzazione del lavoro.

Anche in Italia – spiega Paola Cavallero, Direttore Marketing & Operations di Microsoft Italia – i trend sono gli stessi, non c’è una divisione della giornata in momenti nettamente separati (casa, lavoro, socialità…) in cui si accede a informazioni diverse e si usano strumenti distinti. I consumatori in generale sono pronti a usare strumenti nuovi per mantenere un livello di produttività adeguato e in questo contesto si pone la missione della nuova Microsoft: fare di più con strumenti che hanno un impatto sulla vita sia personale sia professionale”. Serve quindi un “personal computing” che ci segua ovunque più che un personal computer, una filosofia che secondo Microsoft in questo momento è ben implementata da Windows 10 e dai servizi cloud che ruotano attorno al sistema operativo. Office 2016 contribuisce con il suo tassello legato alla produttività.

Un esempio di co-authoring in Word
Un esempio di co-authoring in Word

Se la spinta è ad adottare nuovi stili professionali in cui il lavoro non è localizzato solo nel tempo e nello spazio dell’ufficio, la collaborazione in tempo reale diventa un elemento critico. Il tema è già stato affrontato in diverse componenti di Office 365 e il nuovo Office 2016 si pone in questa scia proponendo innanzitutto le funzioni co-authoring e l’integrazione con Skype. Il co-authoring permette a più persone di lavorare sullo stesso documento dopo che è stato condiviso dall’autore originale. Le modifiche apportate sono visibili a tutti i “co-autori” collegati e la piattaforma tiene traccia delle variazioni inserite nel tempo, e da chi. Le funzioni di co-authoring sono integrate nella versione desktop di Word e saranno integrate in seguito anche in PowerPoint e OneNote. Il documento su cui operano più co-autori deve essere conservato in un repository cloud come OneDrive e chi edita in contemporanea deve utilizzare Office 2016 oppure Office Online.

L’integrazione di Office 2016 con Skype consente di avviare chat e videochiamate direttamente dall’interfaccia di un documento, con la possibilità di condividere schermate. Ciò rende Skype uno strumento molto utile nelle modalità di lavoro “allargato”, permettendo di organizzare fare riunioni con chi è all’interno o all’esterno dell’organizzazione. E in questo ambito Skype promette ancora di più, dato che nelle prossime evoluzioni di Skype for Business è prevista anche la gestione di comunicazioni in broadcast verso un massimo di 10mila utenti.

Gli allegati in Outlook 2016
Gli allegati in Outlook 2016

Un’altra fetta importante delle migliorie trasversali a Office 2016 è legata all’aumento della produttività ottenuto attraverso una semplificazione delle operazioni più comuni e l’inserimento di funzioni nuove per fare di più senza uscire dall’applicazione Office 2016 che si sta usando.

Anche in operazioni banali come allegare file alle mail di Outlook: ora questa operazione apre un pannello con i file su cui si è lavorato più di recente perché di solito sono questi che si inviano via posta (ma c’è anche il solito browser di file, ovviamente) e per i documenti conservati in cloud viene inviato automaticamente un link che dà al destinatario l’autorizzazione di editare o anche solo visualizzare il documento (e non il documento vero e proprio). Tutto in un paio di clic. Cose che si potevano fare anche prima, certo, ma in maniera più complicata e uscendo temporaneamente dall’applicazione.

La funzione Smart Lokup
La funzione Smart Lokup

Sempre all’insegna dell’integrazione è la nuova funzione di Ricerca Intelligente, o Smart Lookup. Selezionando un testo si può avviare una ricerca su Bing che apre un pannello in cui sono mostrati i risultati della query, utili magari per completare un documento, come anche una pagina di dizionario con il termine ricercato.

Tra i dettagli, la nuova funzione “che cosa si desidera fare”, in inglese Tell Me, mostra un campo di testo in cui possiamo descrivere in linguaggio naturale la funzione o il comando di Office che non ricordiamo e che ci verrà suggerito man mano che lo descriviamo. Excel in particolare è stato arricchito con nuove tipologie di grafici e algoritmi standard di mercato per inserire in un foglio forecast e previsioni. Ed è meglio integrato con Power BI.

Un esempio dei nuovi grafici di Excel
Un esempio dei nuovi grafici di Excel

Altro elemento caratterizzante di Office 2016 è la stretta integrazione con diversi componenti di Windows 10. Ad esempio, il sistema di riconoscimento Windows Hello può essere usato anche per validare l’accesso a un account Office 365 su PC e tablet (a breve anche smartphone), mentre Cortana può avere accesso ad alcuni dati della suite, come gli appuntamenti memorizzati in Outlook.

Insieme a Office 2016, Microsoft ha presentato anche Office 365 Planner: è un modulo di project management destinato ai gruppi di lavoro che sarà disponibile gradualmente in preview per i clienti di Office 365 a partire dal prossimo trimestre.

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