Adobe Sign e Document Cloud, non conviene rinunciare a documenti e firma elettronici

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Adobe Sign e Document Cloud con Acrobat sono le soluzioni chiave per la digitalizzazione dei documenti. Sempre più agili le possibilità di firma elettronica, con la piena integrazione nei servizi di storage in cloud come Box e OneDrive, ma anche nei CRM con Salesforce

Costa caro, ed è un prezzo che probabilmente nel nostro Paese si pagherà ancora per anni, quello relativo alla mancata digitalizzazione della gestione documentale. Una recente indagine di IDC rileva inoltre come il 72 percento delle aziende riconosca come un miglioramento dei processi legati ai documenti farebbe la soddisfazione dei clienti, ma anche come l’80 percento di questi processi sia affidato alla carta. Con i relativi limiti: i processi su carta sono fino a cinque volte più lenti, ci si espone a tanti rischi di conformità, ricercare informazioni su carta è costoso, per non parlare dell’archiviazione.

Si sa, però… Mentre si parla di rivoluzione industriale 4.0, di aziende in trasformazione, si accumulano ancora documenti cartacei, si stampano documenti digitali per apporvi una firma e poi digitalizzarli di nuovo, magari dovendo inviare la copia cartacea via posta con le fotocopie dei documenti, per concludere un processo che fino a quel momento è stato compiuto completamente in forma digitale, direttamente sul Web.

Il problema non è affatto di poco conto. E pensiamo che anche l’ultimo sforzo di Adobe per far partire in via definitiva questo processo, nel nostro Paese debba ancora iniziare a raccogliere i suoi frutti. Adobe oggi integra Adobe Sign – chiamato in precedenza Document Cloud eSign – e Adobe Marketing Cloud. Viene aggiornata l’esperienza d’uso dell’app mobile per cui la fruizione di Adobe Experience Manager Forms è del tutto fluida all’interno del processo di digitalizzazione e tutto nel pieno rispetto dei requisiti legali più stringenti in relazione anche alle normative in arrivo dall’UE il 1 di luglio 2016, quindi in conformità con la nuova normativa eIDAS (aggiornata rispetto a quella di luglio 2014), il pacchetto di regole sulle nuove possibilità di identificazione digitale che entrerà in vigore proprio quest’estate 2016 (già recepita dall’iniziativa SPID in Italia per la certificazione elettronica dell’identità di cittadini e imprese). Inoltre Adobe ha integrato Document Cloud con Box e Microsoft OneDrive per facilitare l’utilizzo dei file PDF anche in mobilità. Il cuore di tutto resta Adobe Acrobat DC insieme con Adobe Sign, la soluzione per la firma elettronica.

Adobe Sign Firma
La legislazione italiana e quella europea al momento non prevedono la possibilità di firmare documenti con valore legale semplicemente con il passaggio del dito su un tablet. Adobe Sign è però già pronta a recepire la nuova regolamentazione eIDAS in arrivo a luglio 2016, e può essere utilizzata con i certificati digitali per la firma con pieno valore legale

Immaginiamo uno scenario semplicissimo: si riceve un documento, anche in Word, da dover sottoporre alla firma elettronica del responsabile, oppure un modulo in Word ancora da compilare e poi da fare firmare. E’ possibile aprirlo con Acrobat, compilarlo, non necessariamente convertirlo, inviarlo per l’apposizione della firma, attraverso Adobe Sign e reinviarlo al mittente che ce lo ha fatto pervenire pronto per l’utilizzo.

E tutto anche dal proprio smartphone iOs o Android. E’ inoltre possibile attingere e risalvare il documento su OneDrive, anche nella versione OneDrive for business, oppure con Box, ma anche svolgere questi processi senza il doppio passaggio del download e dell’upload successivo. Proprio con queste piattaforme infatti arriva la possibilità di aggiungere un account Box ad Acrobat DC e Acrobat Reader su desktop – a fine maggio – mentre per giugno quella di scegliere Box sui dispositivi mobile iPhone e iPad come servizio cloud predefinito per la funzione di document picking all’interno di Adobe Reader.

In ambito CRM inoltre l’ultima release di Adobe Sign nella release beta prevede una user experience di Salesforce Lightning ancora più integrata: si arriva alla possibilità di personalizzare l’app con l’interfaccia drag-and-drop di Salesforce Lightning Components. Su TechWeekEurope abbiamo parlato di recente di SteelBrick, recentemente acquisita da Salesforce, ecco che ora  è prevista anche un’integrazione con Adobe Sign per velocizzare il processo di Configure Price Quote (CPQ).

Acrobat DC gode ora di alcuni miglioramenti significativi: l’interfaccia a fondo scuro come in Adobe Creative Cloud, l’integrazione di aggiornamento tra app Creative Cloud e app Document Cloud, per quanto riguarda l’accessibilità la schermata Home e le opzioni Save As lette ad alta voce per chi ha problemi di vista, un’interfaccia touch più intuitiva e workflow da carta a digitale in scansione o con strumenti ottici ad hoc ottimizzati per velocizzare i processi.

Non mancano ovviamente gli ostacoli. Al momento in Italia non ha alcun valore legale la firma apposta ai documenti che non abbia riscontri grafometrici precisi, cosa non possibile sulla maggior parte dei device che si utilizzano in mobilità, iPhone compreso, o meglio, in caso di contestazione è decisamente più semplice poter dimostrare o negare di aver apposto la propria firma autografa su un documento di carta. Non è un caso se assicurazioni e banche, per esempio, prevedono sì l’utilizzo della firma elettronica, ma attraverso hardware certificato, in grado di rilevare anche i diversi livelli di pressione, oppure attraverso procedure di autenticazione diverse, per esempio per mezzo di smart card o token ring.

Adobe propone le proprie soluzioni come perfettamente utilizzabili, anche senza l’utilizzo di certificati digitali o smartcard, per tutti gli utilizzi interni aziendali, e tiene a precisare che in ogni caso queste stesse soluzioni sono pronte già oggi per essere utilizzate proprio secondo le norme previste e quelle di futura attuazione da luglio per l’UE. E’ l’utente insomma che decide se avvalersi o meno di certificati digitali o token ring, mentre – come si sa – è tutto già molto più semplice in UK e negli USA. Purtroppo Adobe al momento non è in grado di diffondere case history di successo in Italia nell’utilizzo delle proprie soluzioni di firma Adobe Sign.

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