Ogni momento è buono per controllare le email

Sicurezza

Uno studio inglese rivela che i dipendenti controllano la posta aziendale in ogni occasione

La settimana lavorativa tradizionale è ormai un ricordo del passato. Secondo una nuova ricerca, la maggior parte dei lavoratori delle piccole e medie imprese è ormai costantemente connessa, grazie a smartphone e tablet e dedica, di conseguenza, buona parte del proprio tempo libero ad attività che sarebbero strettamente lavorative.
Lo studio, indipendente e anonimo, è stato condotto Opinion Matters intervistando 500 dipendenti delle PMI britanniche e ha indagato anche sulla frequenza con cui viene controllata la posta elettronica, sia durante l’orario di lavoro sia nel tempo libero.
Il nuovo paradigma 24/7
• Il confine tra vita lavorativa e personale degli intervistati, stando alle abitudini di controllo delle email aziendali, è diventato molto sottile. I tre quarti (74,6%) hanno dichiarato di controllare la posta elettronica durante i weekend e il 44% di leggere i messaggi anche dopo le 23.00. Oltre la metà (il 53,7%) controlla le email di lavoro anche durante le vacanze.
• Più del 7% degli interpellati (7,5%) ha ammesso di leggere le email durante le recite scolastiche; questa percentuale aumenta in occasione dei matrimoni, dove il 10% degli invitati si distrae guardando la posta sullo smartphone. Supera infine il 6% (6,3%) la percentuale dei futuri padri che si collegano alla posta aziendale durante il travaglio della propria moglie.

Le email rimangono la più diffusa forma di comunicazione in ufficio

• Nonostante sia aumentato l’utilizzo di instant messaging e sms, o altre forme di comunicazione elettronica, quasi il 49% degli intervistati (48,8%) ha dichiarato che le email sono il principale metodo di relazione sul lavoro. Solo un quarto di essi (il 25%) preferisce gli incontri faccia a faccia e continua ad utilizzarli come modalità comunicativa primaria, mentre quasi il 24% (23,6%) opta ancora per le telefonate. Un magro 2,6% utilizza i programmi di instant messaging.
• Le email sono una presenza costante della vita lavorativa e domestica di chi è impiegato nelle piccole e medie imprese. I tre quarti degli intervistati (il 74,6%) hanno dichiarato di rispondere alle email, in orario di lavoro, entro un’ora mentre circa un terzo (il 28,8%) entro 15 minuti.
• I dipendenti delle aziende più grandi (250-500 dipendenti) sono quelli che rispondono più rapidamente alle email (il 42,5%).
• L’11% degli intervistati ha dichiarato di leggere le email in tempo reale, e oltre un quarto (il 27,4%) controlla la casella di posta diverse volte al giorno

 Uno strumento organizzativo e a supporto della Business Intelligence
• Sono molti i lavoratori che non utilizzano le mail solo per comunicare. La metà degli intervistati (il 49,2%) ne fa uno strumento di archiviazione delle informazioni, alle quali accede in tempi successivi.
• Il 66% degli intervistati utilizza apposite cartelle, per categorizzare e ritrovare le email, e un terzo di essi (il 31,4%) archivia le proprie email.
• Sorprendentemente, solo il 16% ha affermato di usare le email come strumento di supporto al business, evidenziando la perdita di una grande opportunità per la valorizzazione dei dati contenuti nelle email. La ricerca ha evidenziato inoltre significative differenze, a seconda della zona geografica di appartenenza. La stragrande maggioranza vive le email positivamente, senza aspetti negativi
• La gran parte dei lavoratori, nonostante l’onnipresenza nella vita di ogni giorno, apprezza il valore delle email. Una percentuale sbalorditiva (il 93%) ha dichiarato che le email sono una “benedizione” mentre il restante 7% le considera una “maledizione”
• Le aziende più piccole, fino a nove dipendenti, sono risultate le meno favorevoli all’utilizzo delle email, mentre le aziende tra 50 e 99 dipendenti sono quelle più positive.

Nonostante lo stress e le tensioni che derivano dal diluvio di email che riceviamo ogni giorno, questo modo di lavorare è preferibile a quello passato. I risultati dello studio hanno inoltre rivelato alcuni aspetti preoccupanti, tra cui l’incapacità da parte delle aziende di utilizzare efficacemente le email archiviate per attività di CRM o di Business Intelligence. Emerge inoltre come molti utenti stiano mettendo a rischio la loro casella email, mantenendo archivi PST di Outlook inutilmente grandi, utilizzando, di fatto, la loro casella di posta come un database vivente. Questo è un atteggiamento rischioso e inefficiente per le aziende, che le pone a rischio di una sostanziale perdita di dati e a una possibile corruzione degli archivi.

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Autore: Silicon
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