Dieci consigli per avere sempre dati protetti e al sicuro. In vacanza come tutti i giorni

Sicurezza

Dieci consigli per proteggere i vostri file e dormire sonni tranquilli ogni volta che andate in vacanza o semplicemente vi allontanate da casa. La protezione delle vostre informazioni sensibili può essere efficace, anche spendendo poco o nulla. Serve solo un po’ di buona volontà

Ogni volta che per un periodo più o meno lungo bisogna di allontanarsi da casa e dai propri device sorge sempre il dilemma di come mettere in sicurezza tutte le proprie informazioni. Sono da proteggere quelle di casa, sono da proteggere quelle dell’ufficio. E proteggerle vuol dire da un lato essere pronti a ripartire nel caso in cui venissero rubati smartphone, tablet, notebook, ma vuol dire anche fare in modo che dati e file sottratti non siano utilizzabili da altri. Ecco che proprio per questo motivo vorremmo offrirvi una sorta di scaletta da utilizzare sempre. In questi giorni in cui magari state ancora per partire per le vacanze, ma anche per tutti i vostri weekend lontani dall’IT (magari per disintossicarsi), come pure utilizzabili come sana abitudine.

1. Avere sempre disponibile il backup dei file essenziali – Non ci vuole molto per provvedere a questo punto, perché certamente di tutti i vostri file solo un’infinitesima parte sono quelli di cui non potete proprio fare a meno. Per questo tipo di backup oramai basta proprio solo una chiavetta. Ce ne sono anche da 128 Gbyte che non costano una follia. Vi salverete le vostre password (su cui poi faremo un discorso a parte), se volete il vostro archivio pagamenti, magari tutte le fotocopie dei documenti più importanti…E poi quello che volete voi. Questa non deve essere però una chiavetta in cui mettete su un po’ di tutto, perché se la userete anche per foto etc.etc., magari per salvare in tempo reale quelle delle vacanze, finirà che la perderete.

CloudBackUp
Fare il backup in cloud è una buona strategia, ma con le dovute accortezze. Quasi tutti i servizi offrono le app per l’accesso ai file anche con i dispositivi mobile

2. Backup completo – Se il backup dei file essenziali non può mai mancare, prima di partire, il Backup dei file completo bisogna che sia posta come pietra miliare della propria sicurezza. In questo senso intendiamo anche una cultura della deduplica, in modo da tenere di volta in volta quello che serve, ma non la spazzatura, e soprattutto non 3/4/5 copie e versioni di file, che alla fine generano confusione. Per questo scopo non c’è niente di meglio di un disco esterno. Con l’interfaccia USB 3.0 o Thunderbolt la procedura di copia sarà velocissima; se invece scegliete un NAS, e quindi la connettività di rete, la prima volta dovrete avere a disposizione un po’ più di tempo, per i trasferimenti di grandi volumi di file, che via rete sono generalmente più lenti

3. Crittografate il vostro archivio – Tutto quello che lasciate a casa, potete in qualche modo metterlo sotto chiave. Online ci sono infiniti servizi che consentono di crittografare volumi interi (intesi come dischi fissi), singoli file e cartelle e ve ne sono anche di ottimi gratuiti. Si tratta solo di pensare per tempo a creare o un archivio dedicato, in cui spostate le informazioni più sensibili, oppure a tenere sempre in una cartella crittografata – come sana abitudine – i vostri lavori più importanti. Esiste la possibilità di crittografare in questo modo sia esclusivamente tramite software, sia anche utilizzando chiavette hardware, per cui ai dati di un determinato computer potete accedere solo voi. Inoltre il mercato propone diverse soluzioni di dischi esterni con integrati software di crittografia.

4. Se fate una copia in cloud, crittografate i dati sensibili – Certamente il cloud offre utilissimi strumenti per avere il backup replicato delle informazioni e soprattutto per accedervi da qualsiasi dispositivo. Dropbox, OneDrive, Google Drive, sono solo alcuni di questi esempi. Anche in questo caso però bisogna fare attenzione, perché non ci si può mai sentire in una botte di ferro. Per fortuna  ci sono ottimi strumenti a disposizione per mettere davvero sotto chiave anche i file in cloud. Avast! propone spazio online sicuro e crittografato; un altro approccio è proprio quello di salvare i propri dati in una cartella crittografata nello spazio cloud che si ha già disponibile, anche in questo caso esistono online ottime soluzioni cercando per esempio con le chiavi “encryption” – “cloud” -“storage”.

5. Un dato non accessibile non serve a nulla – Se avete fatto un ottimo backup, magari con un corposo investimento di tempo, ma non potete più accedere ai vostri dati, non serve a nulla quello che avete fatto. Anzi, sarete ancora più frustrati. Verificate sempre, pertanto, che il vostro backup consenta effettivamente di poter riaprire i file. Sembra una sciocchezza, ma la nostra esperienza ci ha portato a vedere non pochi amici in lacrime per questo motivo. Se per esempio come backup si sceglie l’immagine del proprio disco, e non si è esperti, basta pochissimo per non riuscire a ripristinare nulla. Così come se si cambia hardware e si è salvato tutto con un file system non più compatibile con il nuovo hardware (se non avete file immensi FAT32 va ancora bene). In questo ambito badate non tanto alle prestazioni, quanto – sempre – alla più estesa compatibilità possibile. Per questo è meglio magari scegliere per alcuni compiti un formato di file insignificante, ma essere sicuri di poterlo riaprire. CSV e TXT per esempio sono i nostri preferiti, soprattutto quando si parla di PSWRD.

6. La scelta delle password – Qualsiasi sistema di protezione necessita di una password robusta. Alcune ricerche ultimamente hanno evidenziato la possibilità di riutilizzare password per diversi servizi, specialmente nel caso si scelgano in cui si sia già abituati a scegliere password complesse. Il nostro pensiero è che, almeno, la password cui si affidano dati importanti deve essere una PSWRD importante e non deve mai essere riutilizzata, pensiamo inotlre che si dorme molto più sereni se si hanno password tutte completamente diverse, ma facilmente reperibili e recuperabili proteggendo il file che le contiene con una super password.

sicurezzabiometrica
La sicurezza biometrica potrebbe liberarci per sempre dal problema di gestione delle password

Parliamo tranquillamente di password con 12/14 caratteri, numeri, lettere maiuscole e minuscole e anche caratteri speciali. Per i caratteri speciali – sembra una sciocchezza ma non lo è – siate cauti e scegliete quelli che siete già sicuri di sapere replicare su qualsiasi tastiera e con qualsiasi device. Ricordate inoltre che un conto è dover cambiare un’unica password in caso di violazione, un altro conto doverla cambiare su “N” servizi. Chi ha violato un account Dropbox, pensate che non ci riprovi con la stessa User ID e PSWRD su ‘enne’ altri servizi?

7. Ricordare le password – Vi abbiamo invogliato a essere prudenti non vi abbandoniamo proprio ora. Di sistemi per creare e ricordare le password ce ne sono a decine e non è questo il tema del nostro articolo. Valgono ancora trucchi come le prime lettere di ogni riga di una poesia che ricordate molto bene (ma originale, però, perché con le iniziali di Soldati di Ungaretti hanno già fatto la PSWRD migliaia di persone), magari arricchita con cifre che vi ricordano qualcosa. Tuttavia gli sforzi di fantasia si esauriscono, allora tanto vale scegliere un software in grado di generarne di complesse e segnarvele su un file vostro, magari proprio un txt, che proteggerete a dovere. E poi via di copia e incolla. Anche in questo ambito ci sono sistemi per la memorizzazione delle password multipiattaforma, con triangolazione in cloud, ma anche accesso offline, ideali per chiudere per sempre questo problema.

8. La fretta, cattiva consigliera – Una strategia di backup e sicurezza – fosse anche per la casa e il vostro ufficio personale – non si improvvisa. Non pensate di poter mettere a frutto questi consigli tre ore prima di partire, magari nemmeno il giorno prima. Prendetevi almeno una settimana, valutate le soluzioni software che preferite, perdete un minimo di tempo per confrontarle. Se non avete disponibile l’hardware che pensate vi possa servire (chiavetta, dischi esterni), datevi un mese di tempo. Non solo, prima di procedere con un backup alla cieca, ragionate.

9. Il metodo e le comodità della sincronizzazione – Prima di tutto verificate di avere un computer pulito, non limitatevi all’utilizzo di un antivirus, ma sfruttate anche un “adware remover”. Alcuni adware sono innocui, ma tutti appesantiscono il sistema. A questo punto cercate di ricreare una tassonomia dei vostri file, con una suddivisione al massimo in una decina di cartelle, magari numeratele oltre ad assegnare un nome, le utilizzerete sempre con lo stesso nome nei vostri backup, che quindi avranno di differente solo la radice dell’unità che li ospita. Fate un ottimo lavoro di deduplica e di classificazione, che sia univoco, per non dover rifare pulizia ogni volta e solo a questo punto poi procedete al backup. In questo lavoro uno strumento di sincronizzazione contribuirà a rendere tutto più veloce ogni volta che salvato un file su un’unità, deciderete di sincronizzarlo sulle altre, fossero anche in cloud. A noi piace molto il software opensource FreeFileSync.

10. Sangue freddo e buone abitudini – Se avete seguito tutti i nostri consigli fino a questo punto, siete già… A buon punto. E non c’è guaio cui non saprete porvi rimedio, proprio perché avrete scelto un approccio di ‘salvataggio’ e protezione ‘multicanale’, non a senso unico. Importante è stare tranquilli, ma allo stesso tempo prendere tutte queste buone abitudini, e non sottovalutare l’importanza della regolarità di backup e protezione. Basterà anche solo una volta al mese tenere in disparte nuovi file di contabilità, proteggerli e farne il backup per non doverci pensare più in fretta e furia, tutte le volte che per qualsiasi motivo vi allontanate da casa. Buona estate.

Conosci bene le periferiche che potresti usare per salvare i tuoi dati? Mettiti alla prova, rispondi al nostro quiz

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