Gartner: come gestire i dipendenti sempre più digitali

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La “shadow IT” è un dato di fatto, ai responsabili IT Gartner consiglia tre strade per non esserne travolti

Una volta il controllo della digitalizzazione del lavoro in azienda era tutto nelle mani dello staff IT, ma oggi questa visione è superata: la maggior parte dei dipendenti ha già di suo un’intensa vita digitale e non è pensabile limitare questa abitudine all’uso di strumenti e servizi digitali non appena si entra in ufficio. Partendo da questa constatazione, Gartner ha delineato alcune linee guida che i responsabili IT possono seguire per non essere messi in difficoltà dalla nuova situazione e, anzi, sfruttarla a proprio vantaggio. “Oggi i dipendenti – spiega Matt Cain, Research Vice President di Gartner – hanno un alto grado di abilità digitali. Gestiscono le loro reti wireless di casa, con vari dispositivi, e usano app e servizi web in quasi tutti gli aspetti della loro vita personale“. Ovvio quindi che cerchino di applicare le loro conoscenze tecniche e la tecnologia che possiedono anche per semplificare la loro vita lavorativa.

Il Lenovo Yoga 3 Pro
Il Lenovo Yoga 3 Pro, un esempio di PC convertibile “pro” che permette nuove modalità di lavoro

Il primo consiglio di Gartner è quello di implementare una strategia aziendale per il “digital workplace”. Con questo Gartner intende una strategia che tenga conto della “consumerizzazione” delle tecnologie IT permettendo ai dipendenti di accedere a tali tecnologie più facilmente quando si tratta delle loro applicazioni in ambito lavorativo. Secondo Gartner la gran parte delle aziende ha ben presente la consumerizzazione come fenomeno di diffusione sempre più allargata delle tecnologie, ma la recepisce in azienda solo con progetti specifici, ad esempio in campo mobile o social. Serve invece una strategia complessiva in cui i vantaggi della semplificazione tecnologica siano analizzati e portati in azienda in maniera metodica e in tutte le divisioni. “Non riuscire ad affrontare questo fenomeno – spiega Cain – porterà il gruppo IT a essere ulteriormente marginalizzato“.

Non è solo una questione tecnica, evidenzia Gartner. Rendere più accessibili le tecnologie seguendo anche le preferenze dei dipendenti dà loro più autonomia e cambia il modo di lavorare, quindi è un processo che riguarda anche le Risorse Umane perché tocca temi come l’equilibrio tra lavoro e vita privata, le opportunità di crescita personale e il concetto stesso di luogo di lavoro.

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Dropbox: il classico servizio cloud che viene usato dai dipendenti (e non solo) e non è controlato quasi mai dall’IT aziendale

Secondo punto: affiancare la “shadow IT” invece di combatterla. Una quota sempre crescente della spesa IT non viene gestita dal dipartimento IT: sono le business unit che acquistano, gestiscono e usano prodotti e servizi IT senza coinvolgere chi storicamente ne dovrebbe avere il controllo. È il fenomeno della cosiddetta “shadow IT”, l’IT-fantasma che i responsabili tecnici considerano inefficiente e pericolosa e che quindi cercano di limitare. Questo approccio secondo Gartner è inutile ed è anche uno spreco di opportunità. Gli investimenti in shadow IT, spiega Cain, “potranno solo aumentare perché la richiesta di nuove applicazioni e servizi per perseguire nuove opportunità digitali va oltre la capacità che l’IT ha di fornirli. Parallelamente, i servizi cloud matureranno e il profilo demografico dei dipendenti si sposterà verso persone tecnicamente capaci, frustrate dal ritmo dell’IT tradizionale e dotate degli skill per trovare le proprie soluzioni IT“.

A questo punto l’organizzazione IT non dovrebbe continuare a combattere la shadow IT ma piuttosto sviluppare linee guida che indichino quando è davvero appropriato che le business unit o i singoli dipendenti usino le proprie soluzioni tecnologiche e quando invece è meglio che l’IT aziendale gestisca le cose. È un ruolo consulenziale e non più di (poco gradito) controllo totale.

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I servizi orientati all’engagement del cliente finale sono quelli in cui si richiede più agilità all’IT aziendale, in una logica sempre più multicanale

Infine – ed è forse la parte più difficile – secondo Gartner l’IT aziendale deve adottare un duplice approccio alla gestione dell’IT, quello che chiama anche “approccio bimodale”. La Bimodal IT per Gartner significa avere due modi, separati ma coerenti, di fornire servizi IT: uno focalizzato sulla stabilità e l’altro sull’agilità. Il primo è tradizionale e sequenziale, con enfasi sulla sicurezza e sulla precisione. Il secondo è esplorativo e non-lineare, con enfasi sull’agilità e la velocità. In pratica significa accettare di operare in due modi diversi, e apparentemente in contrasto, a seconda della situazione.

Questo è essenziale, secondo Gartner, per ottenere due risultati allo stesso tempo: da un lato soddisfare le richieste sempre maggiori che vengono da business unit e dipendenti “tecnologici”, dall’altro garantire che le infrastrutture IT aziendali restino stabili e sicure.

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Autore: Silicon
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