Anno 2018, scompare la carta dai processi aziendali

La gestione documentale in digitale è un obiettivo strategico nel mirino delle aziende da raggiungere entro il 2018 ma oggi oltre la metà di esse utilizza ancora la carta nei vari processi. I risultati di uno studio Xerox su un campione di oltre 600 responsabili IT americani ed europei

Entro il 2018 meno del 10 percento dei processi aziendali prevederà l’utilizzo di documenti cartacei, lo dice uno studio promosso da Xerox, e commissionato a Coleman Parkes Research. Si tratta di preciso di un sondaggio somministrato a circa 600 responsabili IT, di grandi aziende europee e nordamericane. L’impresa digitale è quindi una realtà vicina, ma non tanto quanto si pensi. A seconda delle realtà locali, infatti, sono ancora troppi i passaggi lacunosi, che richiedono un passaggio cartaceo, o anche solo la conservazione documentale di una copia di carta.

Xerox - Alcuni dati sui processi di digitalizzazione documentale
Xerox – Alcuni dati sui processi di digitalizzazione documentale

Il sondaggio di Xerox evidenzia l’attenzione al tema, ma anche preoccupazioni diffuse relative ai processi cartacei (per il 42 percento del campione) che richiedono attenzioni in relazione alla sicurezza (fattore critico per la stessa percentuale).

Da qui la tendenza previsionale al passaggio di circa il 91 percento dei processi di gestione documentale al digitale, con la sola quota rimanente eseguita ancora su carta.

Che sia una tendenza previsionale ben lo esprime il fatto che al momento oltre la metà del campione ammette che la maggior parte dei processi, quando non l’intero ciclo di gestione, sia anche su supporti cartacei, con un terzo del campione che comunica con i clienti finali utilizzando il formato cartaceo, preferendolo a e-mail o a canali social, ma quasi la metà già consapevole che il passaggio ai flussi digitali ridurrebbe i costi aziendali.

Su tutti è interessante il dato per cui quasi la totalità del campione avrebbe a disposizione gli strumenti tecnologici per rendere effettivo il passaggio, mentre le difficoltà sono evidentemente di processi. Il 75 percento degli intervistati rivela di avere almeno individuato le aree possibili di automazione dei processi che sarebbero contabilità, note spesa, conti e assistenza ai clienti.

Lo studio però evidenzia anche una serie di servizi che le aziende devono ancora organizzare per rendere effettiva l’automazione e ogni passaggio nei flussi di lavoro. E così, poco meno della metà del campione non ha ancora implementato soluzioni per il flusso di lavoro mobile, la metà non ha ancora integrato o aggiunto i servizi in cloud, e la stessa percentuale non ha innestato i vantaggi delle analisi predittive attraverso i Big Data.

Andy Jones
Andy Jones – VP Workflow Automation, Large Enterprise Operations di Xerox

E’ un tema caldo per tutte le aziende che guardano alla digital transformation come a un momento di trasformazione vitale per raggiungere i propri obiettivi e addirittura per sopravvivere.

Il pensiero di Andy Jones, VP Workflow Automation, Large Enterprise Operations di Xerox, riassume lo stato dei fatti: “Le aziende prevedono un futuro digitale semplificato e agile, ma i processi aziendali attuali sono ancora gravati dall’utilizzo della carta.. E il divario tra la visione aziendale e le procedure necessarie per ottenere una trasformazione digitale di successo ha rallentato l’attuazione del processo di digitalizzazione“.     

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