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Barracuda Message Archiver, l’email e l’archivio di posta come patrimonio aziendale

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Message Archiver è la proposta di Barracuda per l’archiviazione della posta aziendale, anche a lungo termine. Punti di forza la flessibilità di utilizzo anche con i dispositivi mobile e il pieno accesso agli archivi con tempi di ricerca e di risposta minimi

Il valore della posta elettronica, strumento principe – anche nell’era social – per la comunicazione aziendale, spesso non viene valutato come fattore chiave per mantenere il pieno controllo sul patrimonio di dati d’impresa. Non solo, la possibilità di accedere anche a email datate, e di farlo nel minor tempo possibile, spesso è fattore chiave per aumentare la produttività all’interno dei dipartimenti. Da sempre è sulla base di un archivio efficiente che risulta più facile la soluzione dei problemi, lo era prima della digitalizzazione dei processi di comunicazione, lo rimane ancora oggi.

E tutti sanno come sia imbarazzante (nonché legalmente rischioso) non poter documentare lo svolgimento di un’attività o non riuscire a ricostruire un progetto sulla scorta dei messaggi scambiati. Barracuda risponde a queste esigenze con la sua soluzione Barracuda Message Archiver.

Barracuda Message Archiver

Barracuda Message Archiver è un dispositivo di archiviazione delle email aziendali.

Le email sul server, così come quelle archiviate in locale, nelle cartelle sul pc, possono essere caricate sul sistema Barracuda Message Archiver che può quindi contenere tutte le email, di tutti gli utenti aziendali, nel periodo storico che interessa all’azienda mantenere.

Questo permette non solo di cancellare dal server di posta le email archiviate, ma di cancellarle anche dai singoli archivi in locale (dai pc), e di renderle comunque disponibili su Message Archiver che si integra perfettamente con il server Microsoft Exchange, Lotus Note, qualsiasi altro client Pop3 e Imap, compresi i sistemi come Gmail, le soluzioni Office 365 etc. Message Archiver inoltre rende disponibile l’archivio completo di posta non solo da pc, ma anche dai device che si utilizzano per lavorare in mobilità, per il momento lo fa per le piattaforme iOs e Android.

Il punto di forza della soluzione di archiviazione è proprio dato dalla possibilità di accedere anche alle email più remote, come se fossero in linea, in modo molto più snello rispetto a come si potrebbe fare se fossero archiviate e da ricaricare, di volta in volta, in locale.

Uno dei punti di forza di Barracuda Message Archiver è inoltre la possibilità del pieno accesso ai dati e alle email in tutti quei casi in cui è necessario risolvere controversie legali, e quindi la possibilità di mantenere Message Archiver come vero e propri archivio della posta elettronica, ma con il beneficio di averlo sempre ‘online’, anche da remoto. Quindi allo stesso tempo si ha uno strumento di eDiscovery e di conformità.

 

Barracuda Message Archiver lavora ‘alleggerendo’ il compito dei server email perché ne riduce le esigenze di storage costoso, lo fa sfruttando lo Stubbing Exchange per cui su Message Archiver vengono posizionati i messaggi e gli allegati pensati rimossi dalla memoria, mantenendone però la velocità di accesso; lo fa anche sfruttando il sistema di storage a singola istanza per la deduplica dei dati, sistema che riduce il numero di finestre di backup all’interno dell’Archiver. Precisiamo subito che l’archiviazione è in grado di gestire, messaggi, contatti, calendari e task.

Barracuda Message Archiver è in grado altresì di eseguire la raccolta delle cartelle PST e quindi di consolidare i singoli archivi degli utenti, memorizzando le email nel suddetto formato PST come anche .eml, e in successione è possibile reindirizzare l’archivio ancora a un server Exchange a scelta. La procedura (sia quella di raccolta degli archivi PST, che il reintegro di un archivio, la ri-esportazione) può essere a carico dell’amministratore di sistema, ma anche essere richiesta dall’utente finale, così come può essere attivato un sistema di raccolta automatizzato.

Raccolti i dati sono gli utenti stessi quindi che all’occorrenza possono decidere di ri-esportare i messaggi di posta nel loro server attraverso un’interfaccia Web le cui priorità di accesso sono configurabili secondo le policy assegnate e con il supporto ovviamente di Active Directory. Inoltre gli amministratori o gli incaricati del caso nelle controversie legali possono anche esportare i documenti nei formati standard co su una piattaforma di condivisione.

Quando un utente vuole accedere alla posta archiviata in più può utilizzare un componente aggiuntivo dedicato per Outlook che permette lo stubbing manuale, come anche l’accesso diretto alla posta archiviata. La ricerca dei documenti può avvenire sia con i sistemi già conosciuti dagli utenti secondo quanto mette a disposizione il loro client, con anche la possibilità di cercare in ubicazioni errate e improbabili, sia attraverso tutti gli strumenti booleani del caso, per esempio quando un auditor sfrutta eDiscovery (il sistema di archiviazione e indicizzazione).

Correda la soluzione Barracuda Message Archiver un sistema completo di reportistica sul flusso da e per l’archivio, come sulla gestione dello storage, con anche la possibilità di eseguire proiezioni di consumo dello storage sulla base dello storico.

La proposta di Barracuda con Message Archiver non è legata a un modello per utente o per casella di posta, ma poggia sul volume di storage disponibile, ovviamente con i relativi servizi per crescere di capacità a scalare, secondo le esigenze.