Adobe presenta Document Cloud e spinge sulla gestione dei documenti digitali

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Adobe propone una soluzione definitiva per la gestione dei documenti, anche di quelli critici che necessitano di firma. Si chiama Adobe Document Cloud, comprende servizi integrati in cloud per l’allineamento delle versioni on line e su tutti i device. Al centro resta il formato PDF pronto per il cloud

Adobe Document Cloud è la nuova soluzione proposta da Adobe (sia come software in affitto, sia da acquistare one-shot) che abbassa ulteriormente l’asticella dei limiti sulle possibilità di gestire e controllare i documenti in modo del tutto digitale, e lo fa attraverso servizi integrati che sfruttano i profili predefiniti dagli utenti, online e attraverso un hub documentale.

L’obiettivo è consentire alle persone di creare, gestire, modificare, ma anche approvare, firmare e controfirmare documenti da qualsiasi device, sia esso il pc, come il tablet o lo smartphone, senza doverli stampare mai, mantenendo elevate le possibilità di condivisione con il team o comunque con i soggetti interessati.

Adobe Document Cloud
Adobe Document Cloud, gli strumenti

Scomessa molto ambiziosa. Il progetto dell’ufficio senza l’archivio di carta potremmo quasi dire che sia un tema sempreverde dell’IT, ma è un tema che ha anche quasi 20 anni. Eppure è continuata a circolare la carta, anzi, la gestione documentale digitale ha finito con il generare mondi paralleli, mai allineati: quello dei documenti salvati nel PC (con le relative decine di versioni) e il mondo dell’archivio con le relative protocollature.

Certo, lo scenario all’estero – negli Usa soprattutto – è diverso, ma in Italia tantissimi uffici funzionano ancora e proprio così. L’esempio che abbiamo scelto non è casuale, perché Adobe Document Cloud è indirizzato proprio alla gestione dei documenti critici, cui si vorrebbe donare la stessa semplicità di gestione che il cloud ha concesso a foto, video, musica.

Come funziona Adobe Document Cloud

La ricetta di Adobe con la soluzione Adobe Document Cloud parte ovviamente dal tassello base di tutta la strategia documentale di Adobe e cioè il PDF e Acrobat, ma utilizzato nella sua nuova edizione, Adobe Acrobat DC, in grado di sfruttare al meglio anche Photoshop per convertire qualsiasi documento digitale in un file ‘editabile’ e pronto ad accogliere la firma; la vera novità è stata di avere introdotto un modello di flusso di lavoro nella gestione de file tramite le app – entrate così profondamente nella modalità di utilizzo di tutti i dispositivi portatili – e di avere allineato le possibilità sul desktop a quelle da device, tramite il cloud, e questo anche per i documenti unici con signature.

Acrobat Document Cloud Apps
Adobe Document Cloud, l’interfaccia con il repository delle app per la gestione del documento

 

Si pensi per esempio a tutta la documentazione relativa a enti e aziende, alla scuola, ai contratti, ai documenti per la PA, se solo si potesse partire da un anno zero, domani, con una soluzione di questo tipo, saremmo catapultati avanti di almeno un decennio e scomparirebbero immediatamente tutti i fax, che ancora godono oggi, almeno in Italia, della maggior autorevolezza possibile, dopo la copia originale. La firma, affare non da poco: Adobe integra i servizi eSign con Adobe EchoSign – potremmo parlare per ore sulle possibilità di recepire in tempi brevi un sistema riconosciuto, ma intanto è vero che la firma sulle tavolette (con tanto di registrazione della pressione della mano) è comunque entrata già nelle nostre vite ed è riconosciuta valida per esempio in banca e nella Gdo più attenta all’innovazione, basta apporla con la corretta strumentazione.

Nuovi loghi Adobe
I nuovi loghi Adobe relativi agli ambiti delle soluzioni per la gestione documentale

 

La soluzione deputata a consentire la visualizzazione sempre allineata tra i device è invece Mobile Link e invece quelle per la creazione, la modifica e la  ‘compilazione’ documentale sono Acrobat Mobile e Fill&Sign. Basta la fotocamera per scansionare qualsiasi documento, quindi non ci sarà più bisogno nemmeno degli scanner documentali, perché è il software a trasformare il documento e a rilevarne i campi compilabili. Tutto il processo di vita del documento è a carico di Send & Track che permette anche la visualizzazione dei dati su chi ha aperto quali documenti e quando. Adobe Document Cloud sarà incluso tra gli strumenti di utilizzo per tutti coloro che hanno sottoscritto Creative Cloud. In ambito enterprise è prevista la possibilità di integrare e-Sign sui sistemi già esistenti, per esempio è previsto il supporto nativo per Salesforce.com, Office 365, Microsoft Dynamics, Ariba e Apttus tra gli altri.

 

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