Portare il Mobile Printing al prossimo livello

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Come un workflow documentale agile aiuta le aziende a essere più reattive e a migliorare il servizio

Ad oggi, molte aziende europee  hanno dato la possibilità ai propri dipendenti di lavorare da remoto (dalle 9.00 alle 17.00 o mentre sono in viaggio) o hanno preso in considerazione l’idea di farlo. Lo smart working è sempre di più lo standard di lavoro ed è qualcosa che sta accadendo in fretta: entro il 2020, i lavoratori da remoto rappresenteranno infatti la maggioranza della forza lavoro (fonte).

Dalle PMI alle grandi aziende, la crescita del lavoro mobile è positiva per il business (fonte), poiché può limitare le assenze dei dipendenti, aumentare efficienza e produttività, migliorare il servizio clienti e contribuire addirittura a risparmiare. Può connettere meglio i colleghi eliminando l’esigenza di doversi trovare in un luogo fisco e ampliando il bacino di applicazioni a loro disposizione.

Previsioni dell'incremento del traffico mobile (fonte Cisco)
Previsioni dell’incremento del traffico mobile (fonte Cisco)

Ha inoltre un impatto positivo sulla produttività individuale, poiché la flessibilità che garantisce allo staff facilita un miglior bilanciamento vita privata-lavoro. Lo smart working gioca un ruolo chiave soprattutto nella trasformazione digitale, che ha il potenziale di aprire la strada a nuovi livelli di produttività e sicurezza in tutti i settori.

Con la diffusione dell’approccio smart working, sorge un’importante domanda: come si può essere sicuri che la propria infrastruttura aziendale sia in grado di rispondere a esigenze in continuo cambiamento?

È possibile rispondere a tale domanda guardando ad esempio attraverso l’esperienza stessa della stampa, dimostrando come si possa sfruttare in questo ambito l’incredibile forza del mobile, bilanciando produttività e facilità di utilizzo con sicurezza e controllo.

Dalla stampa mobile al workflow documentale

Perché il lavoro da remoto abbia successo, è necessario poter accedere e stampare i propri documenti da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Se stampare è certamente importante, pur tuttavia ora fa parte di uno scenario molto più complesso che include non solo l’output documentale, ma anche il processo che vi sta dietro – il “come” così come il “cosa” della funzione di stampa.

Quando si prende in considerazione il processo attuale, per esempio, si può decidere di sostituire  i moduli cartacei con quelli digitali, così da poter raccogliere i dati anche in mobilità .

Questo non solo renderà possibile l’inserimento più veloce delle informazioni sul sistema, ma tramite l’analisi dei processi relativi ai moduli sarà possibile imparare in quale momento del workflow c’è bisogno di stampare, quale percorso segue il documento, così come dove risiedono le inefficienze. Si potrà quindi approcciare questi problemi nell’ambito di una strategia mobile più ampia.

Un’esperienza senza interruzioni per gli utenti mobile

Ovviamente, come per ogni nuovo processo lavorativo, in primo luogo sono i dipendenti a doverlo implementare, il che non è sempre scontato e può sfuggire alle aziende, a loro discapito. Dopo tutto, che senso ha abilitare una soluzione di stampa mobile se nessuno poi ne trae vantaggio?

Per questo motivo, la facilità di utilizzo gioca un ruolo vitale nell’incoraggiare l’adozione di soluzioni mobile. Ma come dovrebbe svolgersi in effetti tutto ciò?

Per gli utenti mobile, la stampa dovrebbe avere la semplicità di un pulsante, senza richiedere configurazioni o manipolazioni complesse e quindi senza driver da scaricare. È inoltre necessario un modo veloce e intuitivo di impostare le preferenze e selezionare il supporto. In pratica, stampare un documento dallo smartphone dovrebbe essere semplice come inviare un’email.

È poi necessaria una soluzione multipiattaforma, con un’app mobile per dispositivi iOS, Android e Windows, che possa gestire file grandi o complessi (fogli elettronici, PDF, presentazioni).

L’idea di fondo è che la stampa in movimento debba essere semplice come quella in ufficio.

Bilanciare sicurezza e mobilità

Dare la possibilità ai dipendenti di lavorare da mobile e aumentare la produttività è un grande successo, ma nel mondo di oggi, in cui si è così consapevoli dell’importanza dei dati, questi elementi devono essere bilanciati con sicurezza e controllo. Per mettere in campo il tipo di soluzione di stampa mobile di cui si ha bisogno, senza però compromettere la sicurezza e l’integrità di documenti e reti, la strategia mobile dovrebbe includere pratiche tra cui:

  • Conservare i documenti in modo sicuro finché gli utenti non effettuano il log in e concedono le autorizzazioni
  • Adottare policy di accesso che bloccano o consentono la stampa mobile
  • Fare uso dell’autenticazione LDAP per l’accounting e il tracking degli utenti
  • Utilizzare secure card reader per la stampa “follow mel”

Il futuro è mobile

Senza dubbio, la rivoluzione mobile è già in pieno sviluppo, con oltre 8 miliardi di dispositivi nel mondo, che si prevede arriveranno a 11,6 entro il 2021 (fonte). Questo dà enormi opportunità ad aziende di ogni dimensione di essere più agili, produttive e di avere maggiore successo. Ma insieme a tali opportunità arrivano anche grandi sfide, man mano che si cerca di adattare attività e struttura per andare incontro a questo nuovo modo di lavorare.

Per un’azienda, una strategia mobile completa dovrebbe incorporare sia i processi documentali, sia i workflow mobile, il che è molto più facile del previsto, con il giusto supporto.

Le tecnologie mobile e cloud hanno rivoluzionato il modo in cui archiviamo e condividiamo le informazioni, aprendo la strada a un intero nuovo mondo di possibilità. Utilizzando il giusto mix di dispositivi, connettività e processi è possibile sfruttare la potenza della mobilità potenziando il business, fin da subito.

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