Perché i CFO non possono accontentarsi di un foglio elettronico

L’attività di tantissime aziende ancora oggi si regge sulle potenzialità di un semplice foglio elettronico. Servirà ancora, ma non basta più per cavalcare la Digital Transformation. Criticità e metodi per generare strumenti di controllo sempreverdi

Nelle startup e nelle nostre piccole e medie imprese, per anni, le prestazioni e i responsi di un foglio elettronico hanno rappresentato l’unico oracolo davvero attendibile in grado di raccontare cosa sarebbe successo nel futuro, cosa accadeva nel presente e cosa era accaduto nel passato. Un vero toolkit per la sopravvivenza. Oggi non è più così. Solo che mentre tanti grandi aziende da tempo ne sono consapevoli (ma non tutte), vi sono ancora tantissime realtà che fanno esclusivo affidamento ancora solo su Excel e similari.

Di fatto ci sono aziende nostrane con fatturati fino a 300-400 milioni di euro che mancano di una cultura della pianificazione finanziaria; ancora di più nelle imprese più piccole, si tende a confondere la finanza strategica con la finanza breve che gestisce la cassa nel breve periodo (fino a 60-90 giorni). E anche quando si percepisce il valore di simulazioni sul lungo termine, il problema è che troppo spesso ci si affida al foglio elettronico per svolgere queste operazioni con tutti i rischi che ciò comporta.

E’ il parere, assolutamente condivisibile, di 4 Planningspecializzata nella produzione di soluzioni software per la pianificazione economico, finanziaria e patrimoniale, basate su un sistema di partita doppia previsionale e in grado di coprire intervalli temporali variabili, dallo short al long term. L’azienda ha approntato un’interessante vademecum che può portare a una serie di riflessioni tutti i CFO consentendo loro di evitare quattro errori comuni cui è inevitabile andare incontro quando ci si limita all’utilizzo di un foglio elettronico.

FiPlan – Una delle soluzioni di 4Planning

Le riproponiamo come utili strumenti di verifica.
In primis, il foglio elettronico dovrebbe essere una soluzione di produttività individuale e di carattere Soho. Non si può chiedere insomma a un’applicazione sostanzialmente all-purpose di piegarsi alle esigenze di software strutturati con elaborate caratteristiche nell’ambito del versioning.

Così è ben comprensibile come ci si possa trovare facilmente a dover gestire troppe versioni del medesimo documento, in questi casi finisce che a domanda specifica, team diversi forniscano poi risposte diverse. Quando poi più utenti lavorano su un proprio foglio di calcolo, unificarli per ottenere risultati consolidati diventa un’impresa in termini di tempo e di standardizzazione dei criteri. La situazione si complica ulteriormente quando l’ideatore del foglio di calcolo lascia l‘azienda, oppure quando non si riescono più a interpretare criteri di ideazione e formulazione di macro e query.

Il secondo grande limite dei fogli elettronici è che i dati non sono aggiornati automaticamente. L’aziende cresce, crescono le fonti di dati e il foglio di calcolo è di difficile integrazione con sistemi terzi come database o software gestionali.  Prima o poi i numeri originari dovranno essere prelevati e aggiornati manualmente dall’utente con tutto ciò che una gestione umana comporta in termini di possibilità di errore.

Terzo importante limite dei fogli di calcolo sono proprio le potenzialità in termini di prestazioni e i limiti in termini di dimensioni. Si sa, si possono utilizzare decine e decine di fogli in un’unico file ma le analisi poi sono sempre più rallentate e le possibilità di perdere info importanti aumentano esponenzialmente.

Ultimo, ma non meno importante, il foglio elettronico per ogni singola cella non tiene traccia delle modifiche apportate il che non permette di conoscerne la ragione e la storia, rendendo complicata la revisione contabile e l’individuazione dell’errore, nel caso ve ne fossero.

La gestione degli “economics” e comunque di tutto quello che è anche “numero” in azienda si può fare in modo intelligente, quando prima di tutto si chiariscono anzitempo metodi ed obiettivi. Tra i primi la regola d’oro da non dimenticare mai è che è fondamentale non vincolare l’utilizzo di uno strumento al modo di pensare e alle capacità di un’unica persona, perché le persone vanno, ma l’azienda deve continuare a prosperare.

Quindi servono: la definizione di un modello di pianificazione; la capacità di accentrare le informazioni in un DB, strutturazione di modelli di reporting e dashboard e il controllo dei processi di pianificazione. Quest’ultimo passaggio permetterà all’azienda di prendere decisioni più affidabili perché basate su informazioni più complete e dettagliate, ma soprattutto “certificate”. Allo stesso modo, un processo di pianificazione gestito in modo efficiente libera il CFO da incombenze operative di bassa manovalanza in modo che possa concentrarsi su analisi più approfondite, migliorare la capacità di previsione e preparare piani strategici in minor tempo.
Per quanto riguarda le attività di  reporting e dashboarding, esse si basano su un estrattore di informazioni che consente di definire le dimensioni, i valori, le gerarchie, etc.

Nelle soluzioni più evolute, i report sono completamente personalizzabili ed esportabili in sistemi di produttività individuale (BI o foglio elettronico). Il fatto che esistano modelli di reporting, ma l’azienda rimanga libera di esportare dati in Excel o BI, permette l’assoluta possibilità di dialogare con qualsiasi sistema, qualsiasi entità del gruppo o di colloquiare con la casa madre o filiali, magari ubicate all’estero e dotate di altre soluzioni informatiche.

I report permettono la navigazione nei dati, con il drill-down/drill-up lungo le gerarchie per arrivare a capire come un dato è stato creato, quali movimenti concorrono alla creazione di quel dato e, ancora più in profondità, quali sono i movimenti contabili che hanno generato quel singolo dato. L’utilizzo di soluzioni di questo tipo può sembrare più oneroso soprattutto in fase iniziale del progetto, i benefici sono però evidenti in fase di generazione automatica dei report, delle simulazioni e di nuovi scenari di pianificazione.

Arriviamo ai punti più importanti. L’accentramento delle informazioni in un database consente di aumentare il livello di sicurezza e affidabilità dei dati. Anche il loro mantenimento sarà più accurato e sicuro. L’accesso sarà infatti controllato, la loro alimentazione da sistemi esterni sarà automatizzata e non ci sarà più la necessità, come capita spesso con i fogli elettronici, di duplicazione di informazioni e schemi di elaborazione.

Inoltre, la disponibilità di informazioni accentrate consente di unificare le regole di pianificazione e realizzare report con elevata profondità senza dover procedere a collegamenti tra file. Infine, la definizione di un modello di pianificazione consisterà nell’individuazione delle grandezze e delle regole che caratterizzano la pianificazione stessa.

Si tratta di individuare tutte quelle informazioni vitali per una buona pianificazione, dalle informazioni presenti sul backend gestionale, a quelle presenti nel budget, a quelle definite e gestite in tesoreria. Tutte queste informazioni, opportunamente strutturate e rielaborate, consentiranno poi la definizione di tutti i report e dashboard tra cui cash flow diretto, rendiconto finanziario indiretto e PFN, fonti impieghi, conto economico, stato patrimoniale, rating.