Collaboration Portal, l’intranet aziendale semplice basata su SharePoint Online

Che cos'è un Brand Voice ?

Teorema propone la piattaforma Office 365 come strumento di produttività e collaboration nella Cloud, su cui costruire un’intranet aziendale pronta all’uso, con il migliore rapporto tra costo, disponibilità, efficienza

Office 365 è molto di più di una semplice suite. E’ un’offerta cloud completa e integrata che unisce le funzionalità di collaborazione, comunicazione e produttività offrendo gli strumenti di lavoro necessari ad abilitare i processi di digital transformation nelle aziende. Teorema, con Collaboration Portal, eleva ulteriormente le potenzialità degli strumenti di Microsoft con la proposta di un nuovo paradigma di intranet, comprensiva di un sistema articolato di gestione documentale, business intelligence, gestione dei flussi di lavoro e knowledge management.

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La pluriennale esperienza maturata in quasi 20 anni di progetti Intranet complessi, ha permesso a Teorema di sviluppare un’interfaccia, flessibile e personalizzabile, che rende semplice e intuitivo l’utilizzo della intranet, rendendola utilizzabile dalle diverse figure aziendali indipendentemente dal livello delle conoscenze informatiche. E’ noto infatti come, della miriade di funzionalità di Office/Sharepoint, gli utenti si riducano a utilizzarne pochissime. Ecco invece che Collaboration Portal rappresenta proprio un abilitatore per spremere il meglio dalle soluzioni.

Chiaro, ogni azienda potrebbe sviluppare la propria intranet con le risorse disponibili, ma ci impiegherebbe molto più tempo, a patto di avere le competenze interne già formate, Teorema invece accorcia i tempi di sviluppo e di deployment perché tutte le fasi di tassonomia, la gestione della sicurezza, i contenuti, gli step di sviluppo e anche le problematiche di manutenzione sono ben conosciute e fanno parte dell’expertise interna. All’azienda che vuole essere subito operativa non resta che l’integrazione e la personalizzazione finale, step che si concludono anche nell’arco delle ventiquattro ore.

Teorema Collaboration Portal My Apps
Teorema Collaboration Portal My Apps

Non ci sono limiti nella gestione dei contenuti pubblicati sull’intranet attraverso Collaboration Portal. Perché la piattaforma consente la gestione di immagini, video, la pubblicazione in home page di cataloghi dedicati da cui fruire contenuti in streaming fino a concretizzare l’ambizione di un vero e proprio canale TV, prima possibile solo a realtà corporate, magari con un dipartimento dedicato. Nella sezione My Apps, gli utenti possono altresì trovare le applicazioni utili più utilizzate, per prenotare una sala, gestire il parco auto aziendale, le cartelle condivise, rubriche e contatti.

E’ possibile personalizzare l’interfaccia secondo le esigenze aziendali, anche sostituendo le app proposte come predefinite, con le proprie. Gli utenti hanno a disposizione in Home Page una serie di webpart con in primo piano tool e informazioni relative al proprio lavoro: per esempio il calendario dinamico per la lettura rapida dei propri impegni, le notifiche suddivise per categorie assegnate, la visualizzazione e la gestione dei documenti più recenti e di maggior interesse in un determinato momento della vita aziendale. All’aggiornamento e alla manutenzione di tutto pensa Teorema, che ha già nella roadmap una serie di aggiornamenti e la proposta di nuove funzionalità.

Teorema Read Point

Nell’ottica del tema di cui abbiamo appena parlato, proprio per facilitare la gestione dei documenti a lettura obbligatoria, Read Point può essere considerato una sorta di ‘modulo’ della piattaforma Collaboration Portal. Serve per creare e gestire un archivio condiviso e centralizzato di modelli, già compliant con le policy aziendali con cui gestire le comunicazioni aziendali a lettura obbligatoria.

Con Teorema Read Point non ci si deve nemmeno preoccupare di tutto il processo relativo alle approvazioni. La verifica di tutte le parti è gestita da un apposito Approval Workflow che assegna un task di verifica a chi è responsabile dei controlli prima della pubblicazione. In verità è gestita ogni fase della vita del documento; così oltre alla creazione e alla richiesta di approvazione, lo sono anche la pubblicazione e la notifica ai gruppi di utenti che hanno l’obbligo di lettura.

Poi alla data di scadenza, impostata secondo le preferenze di obsolescenza stabilite, il documento viene archiviato o aggiornato a una nuova versione.

Ci sono documenti assimilabili a regole di servizio, altri potranno essere note operative, ecco, per ognuno è possibile impostare destinatari facoltativi e obbligatori o, secondo la natura del documento, decidere una destinazione di pubblicazione, con l’invio di notifiche per i gruppi di utenti specificati. Poi Read Point potrà registrare data e ora di apertura del documento e di lettura da parte di ciascun utente. Così nessuno potrà dire di non essere stato avvertito!!!

Restano a carico di Read Point gli ultimi due task: protocollazione e la disponibilità di una consolle di riepilogo. Quest’ultima è costituita da una dashboard che mostra i documenti assegnati agli utenti (con relative specifiche obbligatori vs facoltativi), e dispone di un archivio per rivedere tutti i file che sono già stati letti. Invece il tool di protocollazione prevede che ogni nota di servizio e ogni documento siano creati seguendo specifiche regole di nomenclatura e con il numero progressivo per rendere i documenti facilmente rintracciabili ma soprattutto per fornire agli utenti note precise di riferimento. E’ la fine dell’anarchia per cui non si trovano più i mandati di servizio semplicemente perché, secondo il detto latino tot capita quot sententiae, ognuno ragiona con i suoi criteri quando li nomina.