7 Suggerimenti sulla produttività per imprenditori sempre impegnati

Che cos'è un Brand Discovery ?

Per un professionista è sempre più difficile rimanere concentrato tutto il giorno. Ecco una breve lista dei 7 migliori consigli sulla produttività che abbiamo raccolto dai tuoi colleghi

Una questione di ieri, oggi e domani: la produttività rimane uno dei rompicapo del ventunesimo secolo. Tutti conosciamo i famosi best-seller scritti da persone del calibro di David Allen, Charles Duhigg e Tim Ferris, ma ci sono molti più trucchi e strategie utili sulla produttività di quanto ci si possa immaginare.

E allora, con tutte le distrazioni che la vita ti offre, come puoi mantenere la massima concentrazione per tutto il giorno? Ecco una breve lista dei 7 migliori consigli sulla produttività che abbiamo raccolto.

1. Imposta regole rigorose per i canali di comunicazione

Sapevi che i leader aziendali trascorrono fino all’80% del tempo a comunicare? Certo, alcuni potrebbero obiettare che comunicare fa parte del lavoro, ma è vero anche che lascia poco tempo per qualsiasi altra cosa. Per non parlare della concentrazione e della produttività.

La soluzione, secondo Raphael Lüscher di Evernote, è quella di stabilire delle linee guida per la comunicazione. Prova a rispondere a queste domande, individualmente o insieme al tuo team:

  1. Quali canali di comunicazione usi? (es. e-mail, Slack, WhatsApp, telefono, …)
  2. Quali regole segui attualmente per questi  canali?
  3. Con quale frequenza controlli questi i canali ogni giorno?

In Evernote ciò ha portato ad una chiara politica sulla posta elettronica: se un’email richiede più di tre risposte avanti e indietro, allora non ha senso di esistere. Una breve riunione sarebbe più efficace. C’è poi un’altra regola secondo cui le e-mail non vengono lette entro le prime 24 ore, poiché per l’appunto si usano esclusivamente per questioni non urgenti.

Come dice Raphael: “Se la tua casa fosse in fiamme, non invieresti mai un’email ai pompieri, proprio perché si tratta di un’urgenza. La chiave per una comunicazione efficace ed efficiente nel tempo è utilizzare il canale più adatto a ogni situazione e definire una serie di regole chiare e aspettative per ciascuno di essi. Questo genererà istantaneamente più tranquillità e chiarezza per te e il tuo team”.

2.  Evita riunioni inefficaci

Ogni anno, oltre 37 miliardi di dollari vengono sprecati in riunioni improduttive . Su questo argomento è stato scritto molto, ma le soluzioni proposte sono spesso solo superficiali: fornire un programma chiaro, tenere una riunione in piedi, limitare i partecipanti.

Certo, ci sono alcuni provvedimenti di base che puoi prendere, tra cui:

  • Definire lo scopo (ad es. “è davvero necessaria una riunione o basterebbe un’email?”);
  • Stabilire la durata della riunione (ad es. “abbiamo solo 15 minuti”);
  • Nominare un moderatore (che tenga traccia del tempo e assicuri che gli argomenti dell’agenda siano coperti).

Strumenti come Calendly o Teamleader ti aiutano persino a pianificare riunioni senza inviare e-mail. E sai qual è un aspetto importantissimo, che però viene spesso dimenticato?

Le riunioni non iniziano quando entri, né finiscono quando lasci la sala.

Alla Meeting Together, Lois Graessle e George Gawlinski hanno presentato  la nozione di modello 40-20-40. Il 40% del nostro focus per ogni riunione dovrebbe incentrarsi sulla preparazione e sull’organizzazione, il 20% sulla riunione stessa e il restante 40% sul follow-through delle azioni successive. Prova a rispondere a queste tre W alla fine del tuo incontro: “Chi” (Who) fa “cosa” (What) per  “quando” (When)? Se ti assicuri che tutti i partecipanti siano preparati e allineati sui contenuti da trattare, vedrai rapidamente le riunioni passare da iniziative perditempo ad azioni che permettono di risparmiare minuti e ore.

 3. Elimina le notifiche

Le conosciamo tutti molto bene: si tratta di quelle piccole icone di notifica nella parte superiore o inferiore dello schermo, che ti informano dell’arrivo di una nuova email, un messaggio di chat o un nuovo aggiornamento. La psicologia spiega perché è così difficile ignorare la tirannia del punto rosso. Mentre passi da una finestra all’altra, è facile pensare che “ci vorranno solo 30 secondi”.

«Attualmente un lavoratore è interrotto ogni 5 minuti circa, mentre ce ne vogliono 23 per entrare nella zona mentale di “messa a fuoco”. Ciò rende difficile fare le cose con efficacia».

In realtà, il problema è più serio di quanto tu possa credere. Oggi, un lavoratore in media viene interrotto ogni 3 o 5 minuti, mentre ci vogliono 23 minuti per ritrovare la piena concentrazione. Questo sovraccarico cognitivo è dannoso per la nostra produttività. Ecco perché la maggior parte degli esperti consiglia di disattivare tutte le notifiche superflue.

Quest’azione non solo aumenterà la tua concentrazione, ma ti darà anche più tranquillità. E rimarrai stupito dell’energia che puoi ritrovare quando non sei costantemente bombardato da nuove informazioni. Paura di perdere qualcosa di importante? Puoi iniziare dal piccolo:

  1. App come Moment e Offtime ti aiutano a tenere traccia dell’utilizzo del telefono cellulare e a creare un equilibrio tra la tua vita online e quella offline.
  2. RescueTime tiene traccia del tempo che trascorri su applicazioni e siti web, fornendoti un’immagine accurata (e obiettiva) della tua giornata.
  3. Pronto per il lavoro vero? Strumenti come Focus e Snowball ti aiuteranno attivamente a bloccare le distrazioni e le notifiche indesiderate per recuperare la tua produttività.

4. Usa la tecnologia a tuo vantaggio

Arriviamo al nostro punto successivo. Sono molti i fattori che influenzano la tua produttività: attitudine, sonno, salute, stress, cattiva comunicazione, gestione del tempo e delle attività… Fortunatamente c’è un sacco di tecnologia a tua disposizione per aiutarti in ciascuna di queste aree.

Il nostro consiglio? Non si tratta nemmeno di strafare. Troppi strumenti diversi influiscono negativamente sulla tua produttività, proprio come non usarne nessuno. Due dritte:

  • Seleziona strumenti con un alto grado di automazione (e riduci il tempo speso per mansioni di basso valore);
  • Utilizza strumenti interconnessi o software come Zapier o IFTTT per la sincronizzazione con altre app (e dedica meno tempo al trasferimento delle informazioni).

Alcuni esempi: se utilizzi il CRM Software, considera la possibilità di connettere la tua casella di posta, i tuoi moduli web o persino il tuo account LinkedIn per recuperare automaticamente le informazioni sui lead. Il software di Project Management, a sua volta, dovrebbe essere collegato al tuo software di fatturazione, consentendoti di inviare fatture per il tempo speso sui progetti in pochi clic.

Il software per le Fatture Online può quindi essere collegato al tuo strumento di contabilità per scambiare e aggiornare stati di pagamento, fatture e altro. Ed è così che si copre l’intero flusso di lavoro.

5. Introduci una “programmazione settimanale”

David Allen sostiene che la principale causa di stress non sia scrivere compiti o liste di cose da fare. Pensa ad esempio ad una settimana di ferie: perché siamo sempre così calmi e rilassati in vacanza? Perché prima di partire facciamo una programmazione settimanale per assicurarci che nulla rovinerà quei giorni. Questo non solo ti darà più tranquillità, ma ti farà risparmiare tempo dopo.

“Più pensiamo al nostro lavoro, più diventa facile.”

Ogni settimana, prenditi un’ora per concentrarti sulla strategia a livello di progetto e sulla pianificazione che devi fare. Annota mansioni, scadenze, obiettivi e priorità.  Su questo punto, un software CRM può aiutarti: tracciando automaticamente email, chiamate e progressi, potrai vedere sempre a che punto sei e quali sono le prossime attività da fare. Il pensiero è spesso declassato nelle aziende o visto come un lusso che può aspettare. Ma è in effetti il ​​lavoro più importante che facciamo e la radice dell’efficienza. “Più pensiamo al nostro lavoro, più diventa facile”.

6. Mantieni in ordine la tua casella di posta elettronica

L’e-mail è considerata la rovina della produttività e può rapidamente trasformarsi in una fonte di colpa. La chiave è cercare di ottenere regolarmente una 0 inbox. Redigi le tue e-mail 3 o 4 volte al giorno e documenta quest’azione nella tua patente di guida della comunicazione. La tua casella di posta in arrivo non serve a gestire le attività, è solo il posto in cui arrivano le cose.

Un buon consiglio è quello di dividere la tua casella di posta in tre sezioni: “Azione”, “Lette” e “In attesa”. Questo ti aiuta ad azzerare la casella di posta in arrivo quasi senza sforzo, permettendoti di occuparti di tutti i messaggi e di mantenere la serenità.

In questo modo ti libererai dello spauracchio di perdere una grande opportunità nella tua casella di posta in arrivo. È indubbiamente un ottimo modo per gestire il tuo tempo.

Ricorda sempre la regola dei 2 minuti: se ti bastano meno di 2 minuti per gestire un’e-mail, è meglio farlo subito!

7. Sfrutta il tuo tempo più produttivo

È la pura verità: i nostri livelli di produttività raggiungono il picco in determinati momenti della giornata. Alcune persone sono mattiniere, altre no. Il trucco è quello di sviluppare la consapevolezza di quando dai il meglio di te e dedicare quelle ore alle priorità. Nel lasso di tempo di maggior produttività, cerca di evitare distrazioni: e-mail, riunioni e telefonate ti impediranno di concentrarti su ciò che sai fare meglio.

Nel suo best seller Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Cal Newport parla di questo tipo di lavoro. Afferma che l’abilità di concentrarsi a fondo sta diventando sempre più rara, e coloro che la padroneggiano hanno un vantaggio enorme.

Aumenta la tua produttività: e-book: Time management. Consigli pratici e strategici per ottenere di più dalla tua giornata.