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Xerox, la fusione del mondo fisico e digitale nella gestione documentale

Nel 1998 inizia la sua esperienza nel mondo IT in Mondadori e partecipa alla nascita di Web Marketing Tools di cui coordina la redazione. Redattore esperto di software per PC Magazine, e caporedattore di ComputerIdea, segue da circa 20 anni l'evoluzione del mondo hardware, software e dei servizi IT in un confronto continuo con le aziende leader del settore

Xerox propone la sua visione per la gestione dei workload documentali sui nuovi sistemi Versalink e Altalink. Cloud, sicurezza, device e app al servizio dell’utente che è al centro dell’esperienza

The Future of Work è il nome dell’evento itinerante di Xerox, in Europa e nel mondo, pensato per diffondere i cambiamenti e le novità del mondo printing (e non solo di prodotto) e più in generale della gestione documentale. In questi giorni la tappa milanese, che ha visto la partecipazione di oltre 300 persone tra clienti e partner, ha portato un messaggio chiaro ai presenti: “Il mondo in cui viviamo evolve a una velocità incredibile, verso il digitale sì, ma strettamente connesso con il mondo fisico”.

Se ne è fatto portavoce Leonardo Buzzavo, docente alla Ca’ Foscari di Venezia e fondatore di Quintegia, che ha sottolineato come anche le tecnologie di printing siano in piena trasformazione e “macchine, software e servizi abbiano e debbano avere il ruolo di facilitare la ‘comunicazione’ negli uffici e tra le persone”.  Alla tecnologia spetta proprio il compito di fondere il passato nel futuro, e rendere possibile quell’unione di mondo fisico e digitale che è l’unica via per approcciare la digital transformation e intravvedere nuove possibilità di business e professioni.

Servizi di stampa gestita - L'analisi del mercato di IDC
Servizi di stampa gestita – L’analisi del mercato di IDC

Si tratta di una trasformazione da accettare, ma da contestualizzare, mentre a passi sempre più svelti si approda verso l’economia della conoscenza, in uno scenario in cui ‘sapere che cosa fare’ è il valore primo e, per le aziende IT, significa azzeccare la giusta combinazione prodotto/servizio da attivare. Un obiettivo che non si può mancare in un mercato, quello del printing, che anno su anno a marzo 2017 è cresciuto di poco più di un punto percentuale, e che non vede comunque Xerox tra i top player, pur con un’offerta di eccellenza in alcuni comparti, per esempio proprio quello dei servizi di stampa gestiti. 

Xerox ripensa il workload documentale

Qui si allaccia la nuova proposta Xerox, la proposta di un ecosistema nell’ambito printing, del tutto rivoluzionato con la famiglia Xerox Versant rinnovata (stampanti di produzione cui si aggiungono i modelli Versante 180, 180 Performance Package e Versant 3100), con 29 nuovi modelli nella proposta office Versalink (19 tra stampanti e MFP) e Altalink (10 MFP), per piccoli e medio grandi gruppi di lavoro a seconda della serie. Gli annunci sono quelli della fine di marzo. 

La sfida di proporre stampanti e MFP nel futuro digitale è raccolta da Xerox da diverse prospettive che dal punto di vista tecnologico a seconda degli ambiti ricadono sotto il cappello delle tecnologie ConnectKey.
Xerox
propone un approccio cloud ready alla gestione del documento che può viaggiare (in sicurezza e crittografato) tra dispositivi, servizi di storage pubblico, Office 365, archivi cloud, e può approdare nel mondo fisico e quindi stampato su qualsiasi stampante, abilitata a produrre il manufatto da un PIN utente personale.

L’approccio a questa funzione è diverso da quello proposto da HP inc. Xerox mette al centro l’individuo, che gestisce il documento, e il cloud, per cui è un PIN personale ad abilitare una determinata stampa, da qualsiasi macchina Xerox collegata ovunque nel mondo. HP inc. invece assegna una precisa identità a ogni macchina che in pratica è come se rappresentasse un destinatario, un terminale da tenere in rubrica, a cui inviare la stampa.

Xerox AltaLink C8055
Xerox AltaLink C8055

Sono due prospettive differenti e ognuno può valutare quella che più fa al caso proprio. Da una parte l’individuo che può acquisire il documento ovunque si trova, dall’altra l’invio a un punto determinato di stampa. Entrambi, a nostro avviso, sono approcci con punti di forza e ciriticità.  

La tecnologia ConnectKey alla base delle più importanti soluzioni Xerox e integrata allo stato dell’arte su tutti i nuovi 29 modelli propone un’interfaccia utente simile a quella che troveremmo su un tablet, permette la gestione della stampa e la scansione dai sistemi mobile verso il cloud, offre gli strumenti di sicurezza necessari a seconda delle scelte e delle realtà, permette la gestione da remoto dei dispositivi, e consente agli utenti di aggiungere, eliminare integrare app e nuovi strumenti a seconda delle diverse verticality. 

Xerox App su VersaLink
Xerox App su VersaLink

Ecco arriviamo proprio a Xerox App Gallery. Anello di congiunzione tra l’esperienza mobile di qualsiasi utente e  il mondo printing. Su tutti i modelli Versalink e Altalink le app e i display a touch a colori permettono un’alta personalizzazione dei flussi di lavoro. Per esempio – ce ne parla Ferdinando Salafia European Channel Group Marketing Manager Southern Entity di Xerox – con l’app di traduzione è possibile ottenere il documento scansionato in una lingua tradotto con il rispetto della formattazione complessiva, grazie ai servizi di Abbyy (con cui Xerox ha stretto un accordo), ma Xerox allo stesso tempo può abilitare anche il servizio più accurato di traduzione “umana” in sei ore o per documenti “legali” anche quella certificata (in 48 ore).

Basta suggerire e chiedere. Gli utenti possono inoltre produrre e integrare app personalizzate nei sistemi di stampa. E’ un buon esempio di reale fusione tra i servizi di gestione documentale digitale, di processo (per esempio per smaterializzare ma rendere sempre utilizzabili contratti e pratiche) e le esigenze del mondo ‘fisico’ che poi è quello in cui viviamo.