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Ricoh, il ruolo della sicurezza nella governance documentale

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Da una ricerca Ricoh: la governance documentale tende a essere frammentata

Una ricerca commissionata da Ricoh a Coleman Parkes Research relativa alla sicurezza in azienda   indica che un buona percentuale di responsabili si dice preoccupata per la sicurezza dei documenti sia cartacei che digitali. Ma nel contempo neanche la metà delle aziende dichiara di aver implementato policy per impedire che un dipendente che lascia l’organizzazione porti con sé informazioni riservate oppure per controllare la stampa di informazioni relative ai clienti.
Si tratta della terza ricerca condotta da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh con l’obiettivo di analizzare l’atteggiamento delle aziende europee nei confronti della governance documentale. La prima si è soffermata sul controllo dei costi e sulle strategie messe in atto per gestire questa importante area di business, mentre la seconda sulla relazione che intercorre tra governance e sostenibilità ambientale.
La nuova ricerca ha evidenziato che la governance documentale tende a essere frammentata, senza una funzione specifica che se ne faccia carico in modo esplicito. Questo approccio causa duplicazioni e inefficienze e ha un impatto negativo sulla produttività, sulla sostenibilità e, appunto, sulla sicurezza. Il settore finanziario è quello in cui l’implementazione di policy formali per limitare la stampa dei dati relativi ai clienti è meno diffusa: solo il 46% delle aziende ha adottato procedure di questo tipo. Fra le organizzazioni dei Servizi Pubblici, solo il 33% ha implementato una strategia strutturata per la sicurezza dei documenti.
Solamente il 37% dei manager nel settore dei Servizi Professionali, la percentuale più bassa in Europa, ha attuato procedure formali, rispetto al 46% riscontrato nel settore dei Servizi Finanziari (la percentuale più elevata). Nei settori Telecomunicazioni, Servizi e Media si registra il maggior consenso sul fatto che il volume delle informazioni stampate stia aumentando, ma solo il 43% dei manager ha attuato procedure formali per il controllo della stampa di documenti riservati.