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I falsi miti sui costi dell’IT

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I consigli per gli IT manager e i CFO. Come confrontarsi sulla spesa IT per fare il meglio per la propria azienda. Sei miti da sfatare

I manager, anche e soprattutto quelli IT, di solito pensano agli investimenti esclusivamente in termini di budget e di costi. Valutano se un budget già approvato sia in grado di sostenere proprio la voce di spesa desiderata, ben consapevoli che richiedere un finanziamento aggiuntivo si potrebbe rivelare la mossa sbagliata… Anche per la propria carriera.

E’ fuori discussione come nel tempo sia sempre più estesa, tra le risorse umane, la competenza IT. Perché l’IT stessa permea ogni processo aziendale. E così chi guida le linee di business, in primis, potrebbe facilmente argomentare come sia ricaduta sul proprio budget almeno una voce di spesa legata alla tecnologia. Se è vero che proprio il CFO è il primo responsabile della salute aziendale dal punto di vista finanziario (e non certo ultimo fruitore di servizi IT), è vero anche che i responsabili IT hanno importante voce in capitolo sugli investimenti necessari. Per questo CFO e CIO sono destinati a collaborare, a tutti i costi, e nel migliore dei modi. Nonostante non manchino le criticità.

Criticità che emergono anche da una ricerca Frost&Sullivan, secondo cui l’acquisizione effettiva del budget necessario per l’ifnrastruttura IT arriva a rappresentare la sfida top addirittura per il 32 percento degli IT decision maker quando devono pensare a trasformare la propria azienda.

Inevitabile che questa prospettiva sia anche alimentata da falsi miti al riguardo. Per questo ve li presentiamo, quasi in pillole. Li troverete utili sia che siate CIO sia che siate CFO per confrontarvi con i colleghi.

Mito 1 – Un bravo CFO pensa solo ridurre i costi e limitare la spesa

Sbagliato. Un bravo CFO prima di tutto ha l’incarico di investire con saggezza e pensare alla crescita del business, anche se al momento non sarà visibile tra le righe di Excel. Chi pensa che i problemi si risolvano tirando una riga sulle voci di spesa e riducendo i budget, probabilmente si ritroverà nel breve con i conti in regola, e nel medio/lungo periodo non sarà più in grado di crescere.

Mito 2 – Gli Opex sono meglio dei Capex

Non è vero. I costi per un investimento (le spese di capitale, i Capex) e quelli di gestione (le spese operative, Opex) trovano entrambi la corretta collocazione nei budget IT. Gli Opex possono essere considerati più flessibili, e questo può significare che ai piani alti ci sia maggiore disponibilità ad approvare questo tipo di spesa e a inserirla nel bilancio operativo, anche senza il supporto di chissà che business case. Tuttavia, proprio come accade a un normale consumatore, quando acquista una casa invece di affittarla, ci si potrebbe accorgere che un investimento intelligente, anche nell’IT può aggiungere valore, se effettuato in modo pertinente alle attività presenti e future.

  • Per questo quando si parla con i colleghi CFO sarebbe meglio focalizzarsi non tanto sull’eterna disputa Capex vs Opex, quanto su quale sia il modello di infrastruttura che offre il valore più alto nel tempo.

Mito 3 – Il leasing è preferibile alla proprietà per quanto riguarda i flussi di cassa

Anche questo non è vero, anzi mostra valide somiglianze con il dibattito tra Capex e Opex. I dipartimenti IT potrebbero supporre, sbagliando, che i pagamenti mensili, che piacciono al budget, siano disponibili solo con i contratti di leasing, mentre comprare richieda un esborso oneroso con relativa perdita di valore. In verità ci sono nuovi modelli di proprietà con opzioni di pagamento flessibili, accessibili e in grado di allineare i costi di sistemi on-premise, con relativa capacità di utilizzo, per un modello di pagamento davvero simile a quello possibile con le soluzioni in cloud.

  • Quando parlate con i colleghi CFO, discutete anche delle esigenze del flusso di cassa e considerate effettivamente tutte le opzioni di pagamento messe a disposizione dei diversi vendor.

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Mito 4 – Va tutto verso il cloud, non ha senso investire nei data center

Falso. Se pensi a un investimento in un data center, come soluzione a breve termine è facile che la scelta perda di senso. E nessuno investirebbe in qualcosa con già l’idea iniziale di sbarazzarsene. La verità è che in una strategia ibrida, il tuo data center, sarà parte fondamentale della tua infrastruttura IT, per un lungo periodo di tempo, pari a quello dell’esistenza della tua azienda. Una ricerca Frost&Sullivan fotografa come gli IT decision maker si aspettino che oltre la metà dei carichi di lavoro, inclusi quelli dei flussi finanziari, e le banche dati sensibili, restino nei data center on premise, anche solo per la maggior possibilità di controllo, per i problemi legati alla sicurezza, l’incidenza sui costi, o semplicemente l’impossibilità di virtualizzare parte dei propri asset IT. Tuttavia è il momento anche di ‘ripartire’ e possono diventare non quantificabili i costi aggiuntivi di manutenzione di un’infrastruttura oggi datata, e questo sarà esiziale se non ci si è armati di soluzione tecnologiche hardware e software per poter gestire in autonomia e nel migliore dei modi l’ottimizzazione dei carichi di lavoro.

  • Quando si parla con i CFO non si manchi di discutere dei benefici tangibili che possono derivare dall’aggiornamento delle infrastrutture interne all’azienda, e dalla loro sostituzione con soluzioni più flessibili e ad alte prestazioni.

Mito 5 – Il Public Cloud è sempre la soluzione più economica per qualsiasi workload

Non è vero. Di sicuro è vero che una porzione di servizi on-demand, pay per use troverà sempre posto nel futuro IT di qualsiasi tipo di azienda, ma le aziende che prendono come dogma quello che recita che l’opzione public cloud sia la più economica si troveranno a spendere molto più del necessario. I costi operativi di una scelta pura di public cloud, infatti, possono variare in base alle specifiche richieste per un determinato tipo di workload, alla capacità, alle performance, alla sicurezza e ad altri fattori che a volte è conveniente controllare on-premise. Per esempio carichi di lavoro a regime costante possono comportare costi inferiori se vengono eseguiti sulle proprie macchine su cui si mantiene un controllo totale, anche dal punto di vista infrastrutturale. Magari varrebbe la pena fare due conti a tavolino e ragionare comparando i costi di un workload costante, ben ottimizzato on-premise, con quelli su una cloud pubblica, in hosting, in private cloud, e in modalità ibrida. Considerando anche le opzioni tra soluzioni fisiche e virtualizzate.

  • Nel confronto con i CFO non si dimentichi di offrire loro report e presentazioni ben argomentati con i costi dei workload sostenuti secondo le diverse modalità, in vari ambienti.

Mito 6 – Il Public Cloud elimina i costi di gestione e le spese di amministrazione

E’ l’ultimo mito da sfatare. Tante aziende che hanno spostato i propri workload sul cloud pubblico con l’aspettativa di ridurre i costi hanno pagato le conseguenze sulla propria pelle. Frost& Sullivan argomenta che il 61 percento dei decision maker intervistati stima che per ogni dollaro speso sul cloud in modalità Iaas, se ne spendono più di tre in servizi gestiti. I servizi cloud di terze parti richiedono un maggior investimento di tempo, talenti e più soldi rispetto a quelli inizialmente stanziati, oltre agli oneri della gestione contemporanea di infrastruttura su architetture diverse. Nelle vostre valutazioni quindi fatevi scrupolo di includere tutti i costi dei carichi di gestione delle risorse in public cloud, e di confrontarli con quelli delle soluzioni on-premise, che è possibile abbassare con la corretta strategia ibrida.

In collaborazione con i CFO si valutino tutte le opzioni riguardo la giusta allocazione di risorse umane, anche in base alle relative competenze, per garantirsi la massima efficienza sia sui sistemi on-premise, sia in controllo alle soluzioni su cloud pubbliche.