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La gestione documentale e la conservazione sostitutiva secondo Asp

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La società propone Scanview, WebRainbow e View400, soluzioni progettate in modo specifico per rispondere alle nuove norme

La legge finanziaria per il 2008 prevede che da quest’anno l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato e con gli enti pubblici nazionali deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica.

Un Decreto del 7 marzo individua il gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica e le relative attribuzioni e competenze, mentre entro il 31 ottobre dovrebbe essere varato il decreto ministeriale che definirà la tempistica per l’avvio a regime della fatturazione elettronica, gli uffici centrali e periferici, le eventuali deroghe per tipologie di approvvigionamenti, le regole tecniche, le modalità di integrazione con il sistema di interscambio e le eventuali misure di supporto per le Pmi.
Trascorsi 3 mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento, le amministrazioni e gli enti pubblici potranno accettare fatture solo in formato elettronico.
Nel primo semestre 2009 inizierà la fase sperimentale del sistema di fatturazione elettronica per diverse amministrazioni.

A fronte di questa situazione, per i fornitori di enti pubblici diventa evidentemente obbligatorio il passaggio alla fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva. Anche le aziende devono cominciare ad adeguarsi ai nuovi sistemi.

In pratica, la gestione elettronica dei documenti e la conservazione degli stessi in modo sostitutivo diventano priorità strategica, in quanto consentono di rispettare le nuove norme e, soprattutto, rappresentano un’opportunità per introdurre nuovi margini di efficienza e competitività in azienda.

Per facilitare i processi di gestione documentale e di conservazione sostituiva, ASP Italia propone alcune soluzioni personalizzabili, Scanview, View400 e WebRainvow.

Scanview è un software per la gestione documentale che consente di archiviare qualunque tipo di documento e di sostituire i supporti cartacei con archivi elettronici.

Dal canto suo, View400 rende disponibili funzionalità per l’archiviazione dei documenti e la realizzazione del processo di conservazione sostitutiva su AS/400, secondo quanto previsto dalla recente normativa. View400 cattura in modo automatico le code di stampa e le archivia. Gli spool archiviati sono l’esatta immagine (Pdf) di ciò che è stato riprodotto, consentendo la sostituzione dei supporti cartacei con archivi elettronici. La consultazione dei documenti avviene attraverso un browser.

Infine, WebRainbow è un sistema per la gestione documentale integrata con il protocollo dedicato alla Pal.

Scanview e Web Rainbow sono anche disponibili come servizio, secondo una logica on-demand, e fruibili in modalità pay-per-use.