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Spinea investe nel Bpm

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Da un piccolo Comune veneto arrivano segnali di innovazione, in particolare nella gestione documentale

Il comune di Spinea, città di 25mila abitanti situata nelle immediate vicinanze di Mestre (Venezia), ha avviato un processo di modernizzazione basato sull’introduzione di tecnologie informatiche di ultima generazione, per un reale recupero di efficienza nel rispetto di una oculata gestione delle risorse economiche. In questa logica, dopo aver introdotto sistemi innovati tesi ad avvicinare sempre di più l’amministrazione comunale ai cittadini, quali ad esempio il sistema di pagamento dell’Ici on-line, il management ha focalizzato l’attenzione sull’efficienza interna, all’inizio del 2006 il management ha deciso di adottare un nuovo modello di gestione dei flussi documentali.

La complessità dell’Ente, articolato in 5 sedi differenti oltre al municipio, la biblioteca, la farmacia, i Vigili del Fuoco e il magazzino si contano infatti un totale di 10 settori e 125 addetti, i responsabili effettuano una software selection scegliendo openwork. La suite di Bpm basata su Web era la risposta ideale alle istanze comunali, offdrendo funzionalità di Document Management, Authorization Management, Information Management, Process Automation, Business Activity Monitoring e Corporate Management. L’obiettivo della direzione era quello di velocizzare il reperimento dei documenti e ridurre al minimo l’utilizzo della carta, e nel contempo ottimizzare alcuni processi interni fortemente condizionati dal flusso delle informazioni e dalla tempistica di svolgimento.

Avvalendosi della partnership tecnologica della veneziana Datapiano, i responsabili hanno analizzato l’organigramma dell’Ente per determinare ruoli e gerarchie tra gli utenti del sistema, individuando i ruoli chiave coinvolti nella gestione delle informazioni e definendo caso per caso i vari controlli e le tempistiche di risposta per tutte le 110 postazioni di lavoro. Openwork ha consentito di organizzare le informazioni del Comune di Spinea in modo strutturato, creando un repository di documenti accessibile agli utenti attraverso la intranet aziendale, un sistema che gestisce i diversi livelli di autorizzazione degli utenti sulla base della loro profilazione all’interno dell’organizzazione, ed ha contribuito a consolidare all’interno dell’Ente una cultura basata sulla trasparenza e sulla collaborazione. Oggi nel comune di Spinea la protocollazione prevede l’acquisizione ottica dei documenti in entrata, identificati e instradati tramite il riconoscimento automatico di codici a barre: in questo modo è possibile distribuire la corrispondenza ai diversi settori per via telematica, dando il via ai diversi iter procedurali, tutti codificati ed espletabili in modo semplice e immediato da qualunque pc dotato di browser Internet.

Il sistema si integra in maniera trasparente con Microsoft Word per cui è possibile ottenere la compilazione automatica di determine e delibere rendendole disponibili sul portale Web firmate digitalmente, quindi con piena validità legale. Queste attività vengono eseguite in modo semplice e veloce attingendo a dati e informazioni raccolti dal sistema durante tutti gli step previsti dalle procedure. Il sistema tiene traccia delle revisioni e delle modifiche memorizzando tutti i passaggi effettuati e le persone coinvolte.